Ausgaben kontrollieren.
Über alle Entitäten hinweg.
Vertraut durch
Kramps Engagement für seine Kunden
Kramp, ein führender Anbieter in der Landwirtschaftsbranche in Europa, hat sich stets leidenschaftlich dafür eingesetzt, exzellente Dienstleistungen für seine Kunden zu erbringen. Alles begann 1951 als Einzelunternehmen in der Stadt Varsseveld in den Niederlanden. Heute ist Kramp ein Marktführer, der 24 Länder abdeckt und seinen Hauptsitz weiterhin in Varsseveld hat.
Kramp möchte einen direkten Beitrag zur Effizienz und Rentabilität seiner Kunden sowie deren Betrieben leisten. Durch die strategische Partnerschaft mit seinen Kunden ermöglicht Kramp es ihnen, innovativ, nachhaltig und erfolgreich zu sein.
Kontrolle der Long-Tail-Ausgaben
Wie in jedem großen Unternehmen kann die Verwaltung von Long-Tail Ausgaben eine große Herausforderung darstellen, wenn es keine geeigneten Lösungen vorhanden sind. Das Anlegen von einmaligen Lieferanten im ERP-System sowie der gesamte Prozess der Prüfung, Buchung und Abgleichung von Rechnungen war für den Einkauf, die Finanzabteilung und die Geschäftsinteressenten bei Kramp sehr zeit- und arbeitsintensiv.
Kramp hatte eine Lösung mit virtuellen Karten für ausgewählte Mitarbeiter getestet, doch diese brachte nicht die erhofften Zeitersparnisse und Automatisierungen. Sowohl die Nutzer als auch die Finanzabteilung hatten am Ende mehr manuelle Arbeit als beabsichtigt. Kramp erkannte, dass sie eine benutzerfreundliche Lösung benötigten, die sich leicht auf eine größere Gruppe von Mitarbeitern über das gesamte Unternehmen und verschiedene Einheiten hinweg skalieren lässt.
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„In unserer Partnerschaft mit Kramp überwachen wir ständig die Nutzerakzeptanz und teilen kontinuierlich Feedback miteinander. Dies gibt uns die besten Voraussetzungen, um Kramp in Bezug auf Best Practices beim Rollout, der Kontoeinrichtung, der Nutzerakzeptanz und dem Change-Management zu beraten. So konnten wir gemeinsam die richtigen Ausgabentypen und Kategorien festlegen und Kramps Einkaufsrichtlinien in ihre Prozesse auf Mazepay integrieren.“
Anders Lübben, Teamleiter, Kundenerfolg
Kramp Group
Strukturierter Rollout über alle Einheiten hinweg
Kramp erkannte, dass der dringendste Bedarf zur Optimierung der Einkaufsprozesse in den niederländischen Einheiten, einschließlich der Zentrale, bestand. Daher begann der Rollout dort. Es war Kramp wichtig, eine Lösung einzuführen, die manuelle Aufgaben automatisiert – eine Lösung, die sowohl den Nutzern als auch der Finanzabteilung hilft. Zudem sollte die Einkaufsabteilung alle benötigten Daten für eine tiefere Ausgabenanalyse erhalten.
„Ende 2022 suchten wir nach einem neuen Tool, um unsere Tail-Spend zu verfolgen. Unser damaliges Tool war nicht optimal und führte zu zusätzlicher manueller Arbeit und natürlich zu Frustration bei den internen Nutzern. Bereits zu Beginn der Gespräche mit Mazepay bemerkten wir, dass das Tool viel Potenzial hatte, unsere Probleme anzugehen. Wir starteten mit den Niederlanden als Pilotland; die Ergebnisse waren hervorragend, weshalb wir beschlossen, einen gemeinsamen Rollout-Plan für unsere anderen Standorte zu erstellen.
Mazepay war von Anfang an sehr flexibel und hilfsbereit, von der gesamten Einrichtungsphase über das Pilotprojekt bis hin zum Rollout in unsere Einheiten in ganz Europa. Man fühlt sich nie allein gelassen! Feedback wird ernst genommen, und es ist schön zu sehen, dass sowohl Kramp als auch Mazepay die gleiche Denkweise in Bezug auf kontinuierliche Verbesserung teilen.“
Tomas Salvador, Lieferantenspezialist
Kramp Group
Nach einem erfolgreichen Rollout in den Niederlanden setzte Kramp den Rollout von Mazepay in all ihren europäischen Einheiten in verschiedenen Märkten fort. Dies gewährleistete, dass Kramp die Kontrolle über den Prozess behielt und das Feedback der Nutzer in kleineren und schnelleren Iterationen umgesetzt werden konnte.
Verbesserte Effizienz und Akzeptanz
Die Einführung von Mazepay bot Kramp die skalierbare Lösung, die sie benötigten, um den virtuellen Kartenkaufprozess für Mitarbeiter in allen rechtlichen Einheiten des Unternehmens einzuführen. Die individuell angepasste Konfiguration auf Mazepay stellt sicher, dass jeder Mitarbeiter, der Zugriff auf Mazepay hat, automatisch und einfach den Einkaufsrichtlinien des Unternehmens folgt.
„Mazepay hilft mir, Zahlungen kleiner Beträge sehr einfach zu tätigen. Man erstellt eine virtuelle Kreditkarte im Portal in nur wenigen Schritten, die (verpflichtenden) Felder sind sehr übersichtlich dargestellt, und der Prozess ist schnell und einfach durchzuführen. So erhält man schnell die notwendigen Kreditkartendaten, um die Zahlung vorzunehmen.
Nachdem die Zahlung getätigt wurde, kann man sofort die Rechnung oder Bestätigung im Portal der Karte hinzufügen, und muss sich dann keine Sorgen mehr machen. Auch für unsere Verwaltung (Finanzen) ist die Handhabung einfach. Wenn man auf ein Problem stößt, ist das Mazepay Help Centre sehr hilfsbereit. Kurz gesagt, Mazepay spart uns Zeit, und ich bin wirklich froh, dass wir Mazepay implementiert haben!“
Yvonne Willemsen, Facility Management-Koordinatorin
Kramp Group
Für die Finanzabteilung werden die Finanzdaten und Belege für Käufe, die über Mazepay getätigt werden, automatisch erfasst, und die buchungsspezifische Zuordnung der Einheiten erfolgt in einem Bruchteil der früheren Zeit. Es ist nicht mehr erforderlich, dass die Finanzabteilung die Mitarbeiter nach Belegen fragt, und Engpässe beim Monatsabschluss werden beseitigt. Die dadurch eingesparte Zeit sowie der Verzicht auf manuelle Lieferantenanlegungen können stattdessen für größere Aufgaben der Finanzabteilung genutzt werden.
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„Dank der Implementierung von Mazepay in unseren Geschäftseinheiten sehen wir viele Verbesserungen in unseren internen Prozessen. Es ist jetzt viel einfacher für die Finanzabteilung, kleine Einkäufe auf die richtigen Konten und Geschäftseinheiten zu buchen, wodurch der manuelle Aufwand minimiert wird. Neben der Finanzabteilung profitieren auch andere Abteilungen von diesen Verbesserungen – beispielsweise wird viel Zeit bei der Erstellung von Lieferanten eingespart. Geschäftsbenutzer können einfach virtuelle Kreditkarten erstellen und diese für Einkäufe nutzen.
Von Seiten des Einkaufs erhalten wir außerdem ein viel klareres Bild davon, wo wir unser Geld bei diesen Arten von Einkäufen ausgeben – etwas, das früher eine Herausforderung darstellte. Alles in allem ist unsere Organisation sehr zufrieden mit Mazepay, und wir freuen uns darauf, diese Partnerschaft weiter zu fördern."
Tomas Salvador, Lieferantenspezialist
Kramp Group
Kramps Engagement für den Rollout von Mazepay war erfolgreich. Indem sie den Mitarbeitern ermöglichen, einfache und konforme Einkäufe zu tätigen, haben sie gleichzeitig die Abläufe innerhalb der Kramp-Gruppe optimiert. Kramp verfügt über eine äußerst flexible und moderne Lösung, die ihre Unternehmensziele unterstützt und dazu beiträgt, die operativen Ergebnisse zu erzielen, die sie als Marktführer anstreben.
Ermöglichen Sie eine reibungslose Beschaffung.
Bauen Sie Ihr Geschäft aus.
Nutzen Sie optimierte Prozesse für Long-Tail-Ausgaben und gewinnen Sie die Kontrolle zurück. Stärken Sie Ihr Unternehmen mit virtuellen Karten und einer wirklich globalen Ausgabenmanagementlösung, mit der Sie sich auf Ihre Aufgaben konzentrieren können. Mit Mazepay an der Spitze integrativer Lösungen sind Ihnen Transparenz, Effizienz und unübertroffene Sicherheit garantiert. Sind Sie bereit, Ihre Geschäftsabläufe umzugestalten und sich vom Rest abzuheben?