Werden Rechnungen jemals verschwinden?

Rechnungsverwaltung

Rechnungen gehören zu den wichtigsten Finanzdokumenten, demnach muss sich jedes Unternehmen früher oder später mit Rechnungen auseinandersetzten und sie bearbeiten. Aber wie lange können sie im Zeitalter der Digitalisierung noch eine wichtige Rolle spielen? Das Beschaffungswesen und die Lieferkette müssen eine Unzahl dieser Dokumente bearbeiten, um ein Unternehmen zu betreiben, unabhängig von dessen Größe. Je größer wir werden, desto mehr Rechnungen fallen an.

Der Billentis report definiert zwei Arten von Rechnungen

• Rechnungen im engeren rechtlichen Sinne: Rechnungen mit vollständigem Inhalt und Authentifizierung von Aussteller und Empfänger. Werden typischerweise von Buchhaltungssystemen ausgestellt. Grundlage für elektronische Übermittlung und automatisierte Verarbeitung.

• Rechnungen im weiteren rechtlichen Sinne: Sind "Vereinfachte Rechnungen mit geringem Wert" ohne Kundenauthentifizierung. Dazu gehöhren z. B. Zahlungsbelege, Tickets. Diese werden in der Regel anonym von Registrierkassen an Verkaufsstellen ausgestellt. Sie sind nicht für die automatisierte elektronische Übertragung und die automatisierte Verwaltung geeignet.

Unser Artikel behandelt die erste Gruppe und bezeichnet sie als im Folgenden einfach als Rechnungen.

Rechnungen

Die Covid-19-Pandemie hat unsere Wirtschaft verändert, und viele Akteure in der globalen Lieferkette mussten sich weiterentwickeln, um die Schwierigkeiten zu überwinden.

Dazu gehörte auch, dass B2B-Unternehmen begannen, ihre Produkte und Dienstleistungen online zu verkaufen, was einen immer größeren Optimierungsbedarf mit sich brachte.

Probleme rund um das Thema Rechnungen:

Obwohl das Format fast so alt ist wie die Wirtschaft, gibt es immer noch einige Probleme, die erst mit der technologischen Entwicklung eskaliert sind.

Das erste und wichtigste Problem, sind fehlende Rechnungen. Viele Rechnungen werden immer noch in Papierform verschickt. Die möglichen negativen Konsequenzen aus dieser Arbeitsweise sind ausbleibende oder verspätete Transaktionen. Die papiergestützte Rechnungsstellung ist die am wenigsten konforme und unhaltbare Art der Abwicklung von Transaktionen. Ein weiteres Problem können fehlende oder falsche Daten auf der Rechnung sein, was zu weiteren Verzögerungen und zusätzlicher Arbeit für die Buchhalter führt. All dies kann die Kosten für die Rechnungsbearbeitung sowohl auf Seiten der Käufer als auch auf Seiten der Lieferanten in die Höhe treiben.

Rechnungsverarbeitung

Wenn Sie es richtig machen, können Sie viele Ressourcen für Ihr Unternehmen einsparen. Die Bearbeitung Ihrer Rechnungen kann die folgenden Schritte umfassen:

1. Der Lieferant schickt die Rechnung.

2. Buchhaltung oder Beschaffung validiert die Legitimität der Rechnung.

3. Die Rechnung durchläuft den Genehmigungsprozess

4. Die Finanzabteilung nimmt den Lieferanten auf

5. Bezahlung des Lieferanten

6. Die Zahlung wird im Hauptbuch verbucht.

Dieser kritische Prozess hängt von vielen Akteuren in Ihrem Unternehmen ab und ist eng mit Ihrem Cashflow verbunden. Er kann den Betrieb zum Stillstand bringen, wenn der ineffiziente Arbeitsablauf zu einer fehlenden oder verspäteten Ausführung führt. Es kommt häufig vor, dass Einkäufe gestoppt werden, was eine Kettenreaktion auslöst, die schwerwiegende Probleme für die gesamte Lieferkette verursacht.

Wie kann dieser Prozess automatisiert werden?

Wir wollen nicht leugnen, dass es Experten und Spezialisten für die Rechnungsbearbeitung gibt. Aber wie wir oben sehen, hängt sie von vielen Akteuren ab, und wenn der Arbeitsablauf nicht wasserdicht ist, kann das schnell eine Lawine auslösen. Um menschliche Fehler zu vermeiden, müssen wir die Automatisierung und das maschinelle Lernen ins Spiel bringen.

Mit einer guten Automatisierung der Rechnungsverwaltung können Sie viele Engpässe bei manuellen Prozessen beseitigen und Ihr Endergebnis verbessern.

Schauen wir uns an, welche Schritte bei der Rechnungsbearbeitung automatisiert werden können und wie:

• Der Lieferant schickt die Rechnung: Sie können einen Posteingang nur für den Empfang von Rechnungen von Lieferanten einrichten. Durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) und maschinellem Lernen können die Daten dabei ohne manuelle Interaktion abgerufen werden.

• Buchhaltung und Beschaffung prüfen, ob die Rechnung korrekt ist: Diese Rechnungsüberprüfung erfolgt ebenfalls mit Hilfe von maschinellem Lernen direkt nach Eingang der Rechnung.

• Die Kreditorenbuchhaltung genehmigt die Zahlung: Stellen Sie die Vorabgenehmigung für jeden Kauf mit dynamischen Antragsformularen und maßgeschneiderten Genehmigungsabläufen sicher. Automatisieren Sie die Anfrage-Einkauf-Prozesse auf Basis Ihrer Geschäftsregeln. Auf diese Art und Weise können Sie ganz einfach alle Ihre Einkaufsanforderungen abdecken.

• Die Finanzabteilung nimmt den Lieferanten auf: Automatisieren Sie diesen Schritt durch die Einbindung bestimmter Daten wie z. B. von Mastercard oder anderen vertrauenswürdigen Drittanbietern. Zudem erleichtern Sie sich die Bezahlung Ihrer rechnungsbasierten Lieferanten durch das Anlegen einer umfangreichen Lieferanten-Datenbank, einer automatisierten Überprüfung und Aktualisierung der Daten, sowie eines automatisierten Onboarding-Prozesses.

• Zahlung des Lieferanten: Wir alle kennen den Kampf, nachdem wir grünes Licht für eine Zahlung erhalten haben. Unser Lieferant wartet auf das EIntreffen des Geldes. Das problem ist jedoch oft, dass die Finanzabteilung die Mittel nicht zugewiesen hat. In diesen Fällen sitzt die Beschaffung sitzt zwischen den beiden Parteien fest. Digitale Zahlungen können diese Probleme lösen. Ein Teil der Mazepay Lösung sind virtuelle Karten. Der Einsatz von virtuellen Karten sorgen für mehr Transparenz und ermöglicht eine sofortige Bezahlung der Rechnung nach der Genehmigung.

• Die Zahlung wird im Hauptbuch erfasst. Die manuelle Extraktion von Daten aus Tausenden von Rechnungen ist ein Aufwand, den kein Unternehmen betreiben sollte. Die Lösung besteht daher darin, alle Daten, die für die Buchung von Transaktionen benötigt werden, zu sammeln und dann automatisch in Ihre Buchhaltungssysteme zu integrieren.
  

Die Zukunft der Rechnungsverwaltung

Wir bei Mazepay glauben, dass B2B-Zahlungen nicht komplex sein sollten. Wenn alltägliche Einkäufe von Verbrauchern durch kontaktlose Zahlungen vereinfacht werden können, warum sollte dieser Fokus auf Bequemlichkeit und Vereinfachung nicht auch in der Welt der B2B-Zahlungen gelten? Wir haben Mazepay gegründet, um ein globales B2B-Ökosystem zu schaffen, das Käufer und Lieferanten unterstützt. Ein Ökosystem, das die unnötige Komplexität der heutigen Long-Tail-Beschaffung beseitigt und stattdessen den Handel auf der Grundlage von Vertrauen, Compliance und pünktlichen Zahlungen erleichtert.

Durch die Automatisierung und Vereinfachung von Prozessen und Workflows auf allen Ebenen, bieten wir Unternehmen eine Plattform, um ihre Ausgaben zu kontrollieren. Mit Hilfe von Mazepay können Rechnungen lange leben und gleichzeitig verschwinden alle Nachteile und zusätzlichen Kosten.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie Ihre Rechnungen in den Griff bekommen und die Beziehungen zu Ihren Lieferanten verbessern können, kontaktieren Sie uns oder buchen Sie eine Demo.